KAIZEN – Veränderung zum Besseren – Eigenverantwortung fördern

Für viele Führungskräfte und Chefs ist es fast nicht realisierbar, Verantwortung (und damit vermeintlich Kontrolle) an ihre Mitarbeiter abzugeben. Nach dem Motto „wenn ich mich nicht um alles persönlich kümmere, geht auch alles schief“, übernimmt man eine Belastung, die auf Dauer zu schwer werden muss. Durch die Veränderung meiner eigenen Position habe ich gelernt, dass das völlig falsch ist: Die meisten Mitarbeiter sind sehr wohl in der Lage, gute und richtige Entscheidungen eigenverantwortlich zu treffen. Diese neuen Erfahrungen habe ich gemacht, als ich jahrelang im Großraumbüro zwischen den Mitarbeitern meinen Arbeitsplatz hatte. So war ich immer im Mittelpunkt des Geschehens, war jederzeit ansprechbar und kannte alle Probleme.

Als ich meinen Schwerpunkt in den Außendienst und die Kundenakquise verlagerte, war das nicht mehr möglich. Es musste also etwas geschehen, sodass die Funktion der Mitarbeiter weiter erfüllt wurde, ohne dass ich ständig als Ansprechpartner und „Kontrolleur“ zur Verfügung stand.

Durch die neue Aufgabenstellung sind Veränderungen möglich geworden, die ich nicht erahnt hätte. Die neue, zunächst ungewohnte Distanz zum Tagesgeschehen hat dazu geführt, dass endlich mehr Zeit und Konzentration für die eigentlichen Führungsaufgaben geschaffen wurde. Denn aus der Distanz ergibt sich ein wesentlich besserer Gesamtüberblick: Die neue Perspektive ermöglicht längerfristige Planungen.

Der langwierige Prozess der Veränderung hat sich am stärksten im neuen Umgang mit den Mitarbeitern gezeigt. Denn eigenverantwortliches Handeln stellt sich nur durch Erfahrung ein. Dazu gehört zunächst, dass der Chef eigenverantwortliches Handeln nicht nur zulässt, sondern gezielt fördert. Eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter bilden das solide Fundament der Firma und verschaffen mir den Spielraum, den ich für strategische Aufgaben brauche. Diese positiven Erfahrungen möchte ich gerne weitergeben, mit den

7 Tipps, wie Sie die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter fördern können

1. Ein eigenes Büro beziehen
Der erste Schritt in diese Richtung war eigentlich nur ein organisatorischer. Der Bezug eines einzelnen Büros in der ersten Etage schuf eine räumliche Distanz, welche die Veränderung für jeden deutlich machte. Schon dadurch erschafft man eine Situation, in der die Mitarbeiter nicht bei jeder Kleinigkeit nachfragen, sondern sich Gedanken über eine eigenständige Lösung machen.

2. Stärkenprofil der Mitarbeiter erstellen
Die Veränderung zum Besseren geschieht natürlich nicht von heute auf morgen. In der Vorbereitung haben wir uns die Zeit genommen, für jeden Mitarbeiter ein Stärkenprofil zu erstellen: Was sind die „Lieblingsaufgaben“ jedes Einzelnen, was liegt ihm weniger? Ist es möglich, die Aufgaben den Kompetenzen entsprechend umzuverteilen? Auf der Basis dieser Analyse haben wir tatsächlich einige Stellenprofile geändert und neu aufgesetzt.

Diese Vorbereitung bildete die Basis für ein höheres Maß an Eigenverantwortung bei allen Mitarbeitern. So entstand das erforderliche Vertrauen, operative Aufgaben wie Mahnungen zu erstellen, den Kunden Skonto einzuräumen oder Gutschriften zu veranlassen. Die Nutzung der jeweiligen Kompetenzen hat nicht nur zu effizienterem Arbeiten geführt, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter deutlich erhöht.

3. Gegenfragen stellen
Natürlich gibt es gerade zu Beginn dieser neuen Strategie häufige Rückfragen. Ich gebe erst mal keine Antwort, sondern frage den Mitarbeiter zurück: „Was würden Sie denn entscheiden?“ Damit werden die Mitarbeiter gefordert, sich eigene Gedanken über das Problem zu machen. Überraschenderweise kamen auf diese Weise bereits in der Anfangsphase viele richtige Vorschläge, mit denen ich niemals gerechnet hatte. Inzwischen ist der Grad eigenständiger Entscheidungen wesentlich gestiegen. Wenn es der Beratung bedarf, kommen die Mitarbeiter mit größtenteils sinnvollen konkreten und durchdachten Vorschlägen zu mir. Soweit ich Änderungen wünsche, begründe ich diese detailliert und nachvollziehbar. Damit zeige ich meine Wertschätzung für den Vorschlag und gebe dem Mitarbeiter die Gelegenheit sich weiterzuentwickeln.

4. Selbstdisziplin wahren
So einfach, wie es sich hier lesen mag, ist das Ganze leider nicht. Denn immer wieder neigt man zur Wiederholung gewohnter Verhaltensweisen. Die einzelne Aufgabe würde ich vielleicht schneller selber lösen. Eine nachhaltige Veränderung erreiche ich nur, indem ich konsequent und in jedem Einzelfall bei der eingeschlagenen Strategie bleibe.

5. Sicherheit geben
Die Erfahrung zeigt, dass die Motivation der Mitarbeiter rapide ansteigt, wenn sie das Gefühl haben, tatsächlich selbst für ihre Entscheidungen verantwortlich zu sein. Aber auch jene weniger entscheidungsfreudigen Mitarbeiter sollten mitgenommen werden. Denn auch diese können Eigenverantwortung lernen. Eine behutsame Förderung hat bei fast allen Erfolge gezeitigt. Erklären, Nachfragen, Feedback geben, Loben: Das sind die Mittel, die zunächst Aufwand bedeuten, aber sich mit der Zeit auszahlen werden. Gerade mit neuen Aufgaben sollte man niemanden allein lassen. Geduldiges Erklären führt zu eigenen Gedankenspielen. Ein intensiver Austausch hat zur Folge, dass jeder sich in seiner Aufgabe bewegen kann.

6. Fehler zulassen
Nur wer nichts tut, macht keine Fehler. Eine alte Weisheit, die aber unter hohen Anforderungen schnell vergessen wird. Der positive Umgang mit Fehlern ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Der Mitarbeiter soll nicht zurechtgewiesen, sondern der Fehler mit ihm gemeinsam analysiert werden. Nur auf diese Weise setzt sich die neue Erkenntnis so fest, dass der Fehler kein zweites Mal begangen wird.

7. KAIZEN und Lean im Büro
Begonnen hat der ganze Prozess mit einem Seminar des Lean Service Instituts. Die große Bedeutung des Lean Management und der Eigenverantwortung ist jedem Mitarbeiter verständlich geworden. Zentrale Begriffe wie Kaizen und schlankes Management stehen für die stetige Verbesserung der Ressourcenschonung, Qualität und Produktivität. Jeder einzelne Arbeitsplatz wurde auf sein Optimierungspotential geprüft. Zahlreiche Veränderungen wie etwa ein verbessertes Ablagesystem der Buchhaltung ließen sich sofort verwirklichen. An einem regelmäßigen Lean-Tag werden die Arbeitsräume aufgeräumt und zum Teil umorganisiert. Die Abteilungen tauschen sich über weitere Verbesserungen und ihre Umsetzung aus.

Als Fazit kann ich feststellen: Das eigenverantwortliche Handeln der Mitarbeiter hat sich enorm entwickelt. Dadurch ließen sich Effizienz und Motivation für weitere Optimierungen deutlich steigern.